Changement de prestataire de nettoyage : qui reprend les agents ?
Un changement de prestataire de nettoyage de bureaux ne se joue pas le jour de la signature. Il se joue sur une liste de noms et d’heures que la plupart des donneurs d’ordre ne demandent jamais. Pour un contrat d’entretien de bureaux ou de locaux commerciaux, à Nantes comme à Saint-Herblain ou à Carquefou, la question tombe toujours à la même étape : le nouveau prestataire doit-il reprendre les agents déjà en poste ? Parfois, et jamais automatiquement.
L’annexe 7 de la convention collective de la propreté ne transfère pas une équipe. Elle transfère des salariés qui remplissent des conditions cumulatives, dont un seuil minimal d’heures effectuées sur votre site. Sur un marché d’entretien de bureaux, beaucoup d’agents ne l’atteignent pas.
Retenez une phrase, c’est tout le mécanisme : le transfert suit les heures, pas le site. Pas le contrat, pas le cahier des charges, pas votre préférence.
Ce que votre préavis de trois mois ne décide pas
Trois mois, c’est le préavis le plus courant dans les contrats d’entretien des locaux. Il vous rend maître de deux choses, et pas d’une troisième. On les confond presque toujours.
Ce qui vous appartient pleinement, d’abord : votre contrat commercial, son périmètre, sa date de fin. Vous le résiliez, vous en signez un autre, vous choisissez qui entretient vos locaux. Là, personne ne décide pour vous.
Le second étage se joue sans vous. Il lie le prestataire entrant au salarié du prestataire sortant, par l’effet de la convention collective de la propreté. Vous n’êtes pas partie à ce contrat de travail. Vous ne pouvez donc ni imposer la reprise d’un agent, ni l’interdire.
Concrètement : vous pouvez écrire dans votre cahier des charges que vous attendez une équipe stable, un interlocuteur identifié, un remplacement organisé. Vous ne pouvez pas écrire que les agents en poste seront repris, ni qu’ils ne le seront pas. La clause serait sans valeur pour une raison simple : vous n’êtes pas l’employeur, et un tiers ne peut pas disposer d’un contrat de travail auquel il n’est pas partie.
Mais attention : le fait que ça ne vous appartienne pas ne veut pas dire que ça ne vous concerne pas. Si la reprise s’applique et que personne ne l’a préparée, c’est votre site qui encaisse le premier matin. C’est pour cette raison que nous posons la question du personnel en poste dès la visite, avant de chiffrer un contrat d’entretien de bureaux et locaux commerciaux.
Le document que le prestataire sortant ne donne jamais de lui-même
L’annexe 7 ne dit pas « le nouveau garde l’ancienne équipe ». Elle dit : tel salarié, affecté à tel site, dans telles conditions, voit son contrat transféré. Les conditions portent toutes sur la situation individuelle de l’agent, jamais sur votre marché :
- la nature de son contrat de travail ;
- une affectation d’au moins six mois sur le site concerné ;
- au moins 30 % de son temps de travail réellement effectué sur ce site ;
- la continuité du périmètre repris, c’est-à-dire un marché qui reste globalement le même.
Ces deux seuils, six mois d’affectation et 30 % du temps de travail, figurent dans l’annexe 7 de la convention collective nationale des entreprises de propreté et services associés, consultable sur Légifrance, convention IDCC 3043. Vérifiez la version applicable au jour de la reprise : le texte et ses avenants évoluent.
Restent les chiffres de votre propre site, et eux ne sont écrits nulle part. Ils figurent sur une liste nominative que le prestataire sortant doit transmettre : noms, éléments de contrat, date d’affectation, heures effectuées chez vous. Sans ce document, personne ne peut répondre à votre question. Ni le sortant, ni l’entrant, ni vous.
Et la façon de le demander change tout. Ne dites pas : « Le nouveau devra reprendre les trois agents, c’est la convention collective. » Dites : « Voici les trois agents, leur date d’affectation et le nombre d’heures qu’ils effectuent chez nous. Dites-moi lesquels remplissent les conditions de l’annexe 7. » La première phrase déclenche un conflit. La seconde déclenche une vérification.
Une heure trente par jour, et le transfert ne s’applique plus
Voilà le point que presque personne n’anticipe, et il est purement arithmétique.
En entretien de bureaux, un passage dure rarement une journée. Il dure une heure, parfois deux, tôt le matin avant l’arrivée des équipes ou le soir après leur départ : dépoussiérage des surfaces, corbeilles, sols, sanitaires en dernier avec du matériel dédié. Un agent enchaîne donc plusieurs sites sur la même tournée. Quatre, cinq, parfois six.
Faites le calcul avec vos chiffres. Un agent qui passe une heure trente par jour chez vous vous consacre sept heures trente par semaine, soit environ un cinquième d’un temps plein. Sous le seuil conventionnel rappelé plus haut. Pas de transfert, même s’il vient depuis quatre ans.
Inversez la situation : un plateau de plusieurs milliers de mètres carrés, un agent présent chaque jour pendant tout son horaire, affecté à ce seul site depuis deux ans. Les quatre conditions sont réunies, et la reprise devient la règle.
Ce n’est donc ni votre volonté ni celle du prestataire qui décide. C’est le volume d’heures que votre site absorbe dans le planning de l’agent.
En copropriété, le calcul rend la reprise encore plus improbable
Un hall de quarante lots ne mobilise pas un temps plein : trois passages hebdomadaires d’une heure, et l’immeuble ne pèse qu’une fraction minime du planning de l’agent. Le seuil conventionnel n’est presque jamais atteint, et le conseil syndical qui compte récupérer « la même personne » se trompe de levier.
Deux particularités s’ajoutent. L’agent logé dans une loge ne relève pas du même cadre conventionnel que l’agent de société de propreté : son statut se traite à part, et son logement ne se transfère pas avec un marché. Et la décision de changer se vote en assemblée générale, ce qui contraint votre préavis au calendrier des AG : si la résiliation doit partir en mars et que l’assemblée se tient en juin, vous perdez un exercice entier. Les mêmes règles s’appliquent en entretien de copropriétés, mais le calendrier, lui, ne pardonne pas.
Les deux phrases à dire à l’agent avant le dernier jour
Vous croisez peut-être cette personne tous les matins depuis six ans. La décision que vous prenez ne la concerne en rien : vous changez d’entreprise, pas de salarié. Elle l’apprendra pourtant, et souvent par un planning.
Dites-le-lui vous-même, avant le dernier jour, en deux phrases : que vous changez de contrat et pas de personne, et que vous le direz au prestataire entrant s’il se présente. Ça ne modifie aucune condition de transfert, et ça ne vous engage à rien.
Ce malaise-là, vous le portez aussi. Deux phrases évitent qu’une relation de six ans se termine sur un non-dit, et elles vous rendent la dernière semaine beaucoup plus simple à vivre.
Le premier matin, personne ne connaît le code du local technique
Un changement de prestataire se juge sur le premier passage, pas sur le devis. Et il déraille dans les deux sens.
Si la reprise s’applique sans avoir été traitée, vous avez un agent présent sans planning validé, un local technique vidé la veille, des consommables absents et une question de salaire non réglée.
Si la reprise ne s’applique pas, c’est autre chose qui disparaît : la mémoire du site. Le code du local technique. Le badge qui n’ouvre pas l’étage après 20 heures. La salle de réunion qu’on ne touche pas avant 8 h 30. Le revêtement vitrifié du couloir qui ternit si on y passe un produit trop agressif. Et le jour de sortie des conteneurs, parce qu’un local à poubelles nettoyé le lundi quand la collecte passe le mardi soir sent exactement ce qu’il sent, pendant six mois, jusqu’à ce que quelqu’un regarde le calendrier.
Aucune de ces informations n’est écrite dans un contrat. Toutes se perdent en une nuit.
C’est pour ça que, chez Toujours Propre, la visite préalable ne sert pas seulement à mesurer des surfaces : elle sert à récupérer ce que le site sait de lui-même, et elle vaut plus avant le lancement d’une consultation qu’après.
La liste à réclamer pendant que le sortant a encore intérêt à répondre
La fenêtre se ferme à l’envoi de votre lettre. Avant, le sortant espère garder le marché. Après, il n’a plus aucune raison de vous aider.
- Demandez la liste nominative par écrit. Objet : « Annexe 7 de la convention collective de la propreté, personnel affecté à notre site ». Texte visé : annexe 7 de la CCN des entreprises de propreté, IDCC 3043. Tableau attendu, une ligne par agent : nom, date d’affectation sur le site, heures hebdomadaires effectuées sur le site, nature du contrat. Délai demandé : quinze jours.
- Vérifiez que le périmètre remis en concurrence est le même. Si vous retirez deux étages au passage, vous pouvez faire tomber la condition de continuité et annuler un transfert qui s’appliquait. Si vous doublez une fréquence, vous changez les heures, donc le calcul du seuil.
- Posez la question à chaque candidat. Celui qui affirme sans avoir vu la liste improvise. Celui qui réclame la liste connaît son métier.
- Écrivez la passation dans le cahier des charges : restitution des clés et badges, état des consommables, protocole produit par type de sol, horaires d’accès, et deux visites de contrôle datées, à J+15 et J+45.
Quant à la crainte que le sortant relâche pendant le préavis, elle se traite par l’écrit elle aussi : un état des lieux daté la dernière semaine, photos comprises, et un préavis vérifiable au lieu d’un préavis subi.
Nous ne nous engageons pas à reprendre ou à écarter une équipe avant d’avoir reçu cette liste et visité les lieux. Non par prudence commerciale : parce qu’un engagement pris sans les éléments est un engagement qu’il faudra renier au premier matin.
Un marché d’entretien de bureaux se perd sur un local annexe que personne n’avait écrit
Rarement sur le prix. Presque toujours sur un passage sauté, une reprise non préparée, une pièce oubliée parce qu’elle ne figurait dans aucun document. La question de la reprise des agents est le bon révélateur : elle vous dit, avant la signature, si votre futur prestataire travaille sur des documents ou sur des promesses.
Le transfert suit les heures. La passation, elle, suit les documents.
Un changement réussi ne se mesure donc pas au premier devis reçu, mais au premier matin où personne ne vous appelle.
Nous intervenons à Nantes, Saint-Herblain et dans l’agglomération, en nettoyage de bureaux comme en entretien des locaux commerciaux. Demandez votre devis : nous venons chercher sur place ce que le site sait de lui-même, et vous avez notre réponse sous 48 heures. Écrivez-nous avant votre prochaine échéance de contrat, pendant qu’il reste du temps pour réclamer la liste.
La reprise des agents est-elle automatique en cas de changement de prestataire ?
Non. Le transfert prévu par l’annexe 7 de la convention collective de la propreté suppose des conditions cumulatives : nature du contrat, une ancienneté minimale d’affectation sur le site, une part minimale du temps de travail de l’agent effectuée sur ce site, et continuité du périmètre. Sur un marché de nettoyage de bureaux à passages courts, ces conditions sont rarement toutes réunies.
Le client peut-il exiger de garder le même agent ?
Non, et c’est souvent mal compris. Le client choisit son prestataire, pas les salariés de ce prestataire, car il n’est pas partie au contrat de travail. Ce qu’il peut exiger dans son contrat d’entretien des locaux, c’est une continuité organisée : interlocuteur identifié, planning stable, remplacement en cas d’absence, passation documentée.
Que faire si le prestataire sortant refuse de transmettre la liste ?
Relancez par écrit en visant l’annexe 7 et conservez la trace de la demande. Un refus ne supprime pas les conditions de transfert, il déplace le problème sur votre site le jour du démarrage. Informez le prestataire entrant de ce refus, pour qu’il organise son premier passage sans présumer d’une reprise.
