Déménagement ou ouverture de nouveaux locaux : le contrat de nettoyage
Un bail signé en mars. Une réception de travaux annoncée pour juin. L’emménagement calé au premier lundi de juillet, déménageurs déjà réservés. Sur le planning affiché dans le bureau des services généraux, tout y est : les cloisons, le câblage, la fibre, le mobilier, la signalétique. Une ligne manque. Celle du nettoyage.
La réponse courte, pour un déménagement ou une ouverture de nouveaux locaux : le contrat de nettoyage de bureaux se prépare dès que la date de réception des travaux devient certaine, pas quand les cartons arrivent. Parce qu’entre ces deux moments, quatre interventions distinctes doivent s’enchaîner, et qu’une seule apparaît d’habitude dans le budget.
Quatre nettoyages que le devis appelle du même nom
Un conducteur de travaux, un office manager et un comptable peuvent parler de nettoyage dans la même réunion sans parler de la même chose.
Le nettoyage grossier se fait pendant les travaux, entre les corps de métier, pour que le chantier reste praticable. Le nettoyage de fin de chantier intervient avant la réception : retrait des films de protection et des étiquettes, laitance de ciment, plâtre, traces de colle et de mastic, vitres au grattoir sur verre mouillé, dépoussiérage des plafonds, des gaines apparentes et des radiateurs, puis les sols. Le nettoyage de livraison, dit « prêt à habiter », vient après le passage du mobilier et de l’installateur informatique. L’entretien courant, enfin, commence le jour où vos équipes s’assoient.
Confondre les deux premiers coûte cher. Confondre les deux derniers coûte en crédibilité, parce que la première semaine dans des locaux neufs est celle où tout le monde regarde.
Un local réceptionné sans réserve n’est pas un local qui restera propre. La poussière de chantier la plus fine se dépose en hauteur, sur les gaines, les luminaires, le dessus des cloisons, et elle redescend ensuite pendant plusieurs semaines. C’est la raison pour laquelle un entretien de bureaux et locaux commerciaux démarre souvent avec une fréquence renforcée les premières semaines, puis se stabilise.
Ce qu’un devis de nettoyage de bureaux en 24 heures n’a pas pu voir
La surface du bail n’est pas la surface à nettoyer. Quand un devis arrive en 24 heures sans que personne ne soit venu, il repose pourtant presque toujours sur elle.
Elle inclut des quotes-parts de parties communes que vous ne nettoyez pas. Elle ignore le local archives au sous-sol, la cuisine d’étage, le local déchets, les circulations que personne n’a comptées. Elle ne dit rien de ce qui détermine réellement le temps passé.
Ce que nous relevons sur place, pour un entretien des locaux en bureaux : la surface réelle à traiter, le type de sol par zone (moquette, PVC, carrelage, parquet vitrifié), le nombre de sanitaires et de points d’eau, le nombre de postes de travail et de corbeilles, et les accès. Badge ou code, horaires de présence du personnel, ascenseur disponible ou pas, stationnement du véhicule.
Cette dernière ligne surprend toujours. Un étage sans ascenseur pour monter une autolaveuse, ou une intervention possible seulement en journée avec du monde dans l’open space, pèse plus sur le prix que trente mètres carrés de plus. C’est exactement pour cela que nous visitons avant d’écrire un chiffre.
Le trou de calendrier que personne ne budgète
Appelons ce problème par son nom, parce qu’il revient à chaque installation : le trou de calendrier.
Il s’ouvre entre la date où vous récupérez les locaux et la date où le premier passage d’entretien a lieu. Il dure rarement longtemps. Il suffit pourtant à produire la scène que personne ne veut : des sanitaires sans consommables le jour de l’arrivée, des cartons vides empilés dans un couloir, des traces de doigts sur toutes les portes vitrées de l’entrée, et une première réunion client dans une salle que personne n’a faite.
Ce trou n’est pas un oubli du prestataire. Il vient de l’ordre dans lequel les décisions sont prises. Le bail est signé par la direction, les travaux sont suivis par la maîtrise d’œuvre, le mobilier par les services généraux, et le nettoyage arrive en dernier, souvent après l’emménagement, parce qu’il est le seul poste qu’on peut théoriquement décaler.
Le refermer demande deux informations seulement : la date de réception et la date d’arrivée des équipes.
Ce que personne n’avait écrit
La réclamation la plus fréquente sur un site neuf ne porte pas sur la qualité du travail. Elle porte sur ce que personne n’avait écrit.
Un devis dit : « nettoyage complet des locaux avant livraison ». Six mots, aucune limite, et deux lectures possibles le jour de la réception. Le même devis écrit autrement annonce une fin de chantier sur les surfaces mesurées lors de la visite, et détaille :
- retrait des films de protection et des étiquettes ;
- vitres, encadrements, menuiseries et seuils ;
- dépoussiérage des plafonds, des gaines apparentes et des luminaires ;
- sanitaires et cuisine, calcaire et laitance compris ;
- portes, poignées et interrupteurs ;
- aspiration puis lavage des sols.
Puis, juste en dessous, ce qui n’est pas inclus : l’évacuation des gravats, le local technique resté fermé, la reprise des salissures causées après notre passage. La seconde formulation est plus longue à lire et beaucoup plus courte à discuter.
Un devis qui ne dit nulle part ce qu’il ne fait pas est un devis incomplet. Cette liste d’exclusions protège les deux parties, y compris contre le scénario le plus banal du bâtiment : le peintre ou l’électricien qui repasse après le nettoyage. Dans ce cas, seules des photos horodatées et un procès-verbal de réception signé au départ permettent de savoir qui a sali quoi. Une reprise pour une salissure postérieure à notre passage est facturable, et nous l’écrivons dans le devis plutôt que de le découvrir ensemble à la réception.
Faut-il pour autant tout signer avant d’avoir emménagé ? Oui pour la fin de chantier et la livraison : elles ont des dates fixes et un périmètre mesurable avant l’arrivée des équipes. Pour l’entretien courant, un premier mois observé sur place change des choses précises. La fréquence des sanitaires se révise selon le nombre réel d’occupants, et non selon l’effectif annoncé. Les corbeilles se recomptent, parce que l’implantation définitive des postes ne suit jamais tout à fait le plan de l’architecte. Une salle de réunion peu utilisée sort de la rotation quotidienne. Ce sont ces trois ajustements qui séparent un contrat juste d’un contrat signé sur plan.
Deux dates suffisent à tout caler
Partez de la date d’arrivée de vos équipes et remontez. Le rétroplanning ci-dessous ne sert qu’à refermer le trou de calendrier.
Son échelle, d’abord, parce que c’est la question qui vient toujours en premier : comptez quinze jours entre la visite et le premier passage d’entretien, et trois semaines si l’ancien site doit aussi être remis en état. En dessous, c’est faisable, mais au prix d’un planning tendu et d’une équipe mobilisée en urgence.
- Dès que la date de réception est connue : demandez la visite. Nous répondons à une demande de devis sous 48 heures, avec une prise de rendez-vous ou un devis chiffré direct quand la grille est connue. Pour un dossier multiservices qui mêle fin de chantier, entretien et remise en état de l’ancien site, le devis final est remis sous 5 jours ouvrés après la visite.
- Avant la réception des travaux : fin de chantier, avec contrôle à la lumière rasante sur les vitres et les sols, puis procès-verbal contradictoire signé.
- Après le mobilier et l’informatique : nettoyage de livraison, le dernier passage avant les cartons.
- Première semaine d’occupation : démarrage de l’entretien courant, en fréquence renforcée, le temps que la poussière de chantier finisse de redescendre.
- En parallèle, sur l’ancien site : débarras et remise en état des locaux quittés, avant l’état des lieux de sortie. C’est le poste le plus souvent découvert trop tard, parce que le bailleur, lui, ne l’oublie pas.
Si vos locaux sont en site occupé pendant les travaux, un plan de prévention écrit avec l’entreprise utilisatrice est requis. Demandez-le : il fait partie du dossier normal d’une entreprise qui travaille sur chantier.
Reste le cas de figure le plus courant : le planning de chantier glisse. Demandez dès le devis comment un report de huit jours est traité, et qui prévient qui. De notre côté, il se répercute sur le planning dans la demi-journée, parce que ce planning tient sur une seule personne, joignable au bureau de Saint-Herblain, et qu’aucun arbitrage n’a besoin de remonter plus haut.
Avant de valider quoi que ce soit, vérifiez trois points sur votre devis : la surface retenue correspond-elle à un relevé sur place, la liste des exclusions existe-t-elle, et le document précise-t-il qui constate la fin de mission. Si l’une des trois réponses manque, le devis n’est pas encore un contrat.
Ce que coûte un entretien de bureaux au démarrage
Depuis 2012, Toujours Propre accompagne des installations de bureaux et de locaux commerciaux à Nantes, Saint-Herblain, Carquefou et Rezé. Dix-sept collaborateurs, un encadrement de proximité, et le même interlocuteur sur la fin de chantier et sur l’entretien qui suit.
Voici les prix couramment pratiqués par les entreprises de nettoyage de l’agglomération nantaise, à titre de repère.
| Prestation | Prix couramment pratiqués |
|---|---|
| Entretien, moins de 100 m² | 200 à 400 € par mois |
| Entretien, 100 à 300 m² | 400 à 800 € par mois |
| Entretien, 300 m² et plus | 800 à 2 000 € par mois |
| Passage ponctuel | 2 à 5 € par m² |
| Fin de chantier, bureau d’environ 80 m² | dès 350 € |
| Fin de chantier, local commercial ou industriel | 3,50 à 9 € par m² |
Tarifs indicatifs, devis établi après visite.
Pour situer votre cas, prenons un plateau de 250 m² livré en juillet, avec une fin de chantier puis un entretien à trois passages par semaine. Le premier mois porte deux lignes, et non une : la fin de chantier, qui se chiffre au mètre carré selon la fourchette ci-dessus, et le premier mois d’entretien, qui relève de la tranche 100 à 300 m². Les mois suivants ne portent plus que la seconde. C’est cette marche du premier mois que les budgets d’installation oublient presque systématiquement, et elle se calcule en deux minutes avec le tableau sous les yeux.
Des locaux neufs ne se livrent jamais propres. Ils se livrent nettoyés une fois : le trou de calendrier, lui, se referme avec deux dates, et la poussière du chantier a encore quelques semaines devant elle.
Votre date de réception est posée, ou pas encore ? Demandez votre devis : nous visitons les lieux et vous répondons sous 48 heures, pour le nettoyage de fin de chantier comme pour le nettoyage de bureaux qui suivra. Mentionnez « modèle de périmètre » dans votre message et nous vous envoyons la trame de périmètre et la liste d’exclusions que nous utilisons, à comparer avec les devis déjà reçus.
